贵州省事业单位登记档案管理

暂行办法

第一章  总 则

第一条   为加强事业单位登记档案管理工作，促进档案管理的规范化和标准化，更好地为事业单位登记工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》的有关规定，结合本省实际，制定本办法。

第二条   本办法适用于本省事业单位登记管理机关对事业单位登记档案的管理工作。

第三条   本办法所指的事业单位登记档案是指事业单位登记管理机关在依法对事业单位进行登记和监督管理过程中直接形成的，具有利用价值的各种文字、图表、声像等历史记录。

         第四条   事业单位登记档案是事业单位登记管理机关档案的重要组成部分，其档案归属该机关全宗，不得分散保存与管理。保管期限届满的，向同级综合档案馆移交。

事业单位登记档案（以下简称“档案”）的管理实行统一领导，分级管理的原则。

第五条   各级事业单位登记管理机关应当依法加强对本机关事业单位登记档案的管理，并对下级事业单位登记管理机关的档案工作实行监督和指导。

第六条   事业单位登记档案管理的主要职责是收集、整理、保管、统计事业单位登记管理档案材料，维护档案的完整与安全，开发档案信息资源，并积极提供利用。

第二章  档案的收集与归档

第七条   各级事业单位登记管理机关应制定事业单位登记文件材料归档制度，明确归档范围、归档时间和归档要求。

第八条   凡是反映事业单位登记管理的设立登记（备案）、变更登记、年检、注销登记（备案）、监督管理活动的文件材料均属归档范围。

属于归档范围的主要文件材料：

（一）事业单位法人设立登记（备案）的申请、受理、审查、核准、发证、公告活动中形成的文件材料，主要包括：

1、事业单位法人设立登记（备案）申请书；

    2、事业单位法定代表人登记申请表；

    3、事业单位章程草案；

    4、审批机关批准设立的文件；

5、拟任法定代表人现任该单位行政职务的任职文件；

    6、 拟任法定代表人的居民身份证复印件或者其他身份证明文件；

    7、具有法定资格的验资机构出具的验资证明；

    8、住所证明；

    9、登记管理机关需要留存的其他有关材料。

企业、事业单位、社会团体等组织利用国有资产举办事业单位的，还应当留存举办单位的法人资格证明文件。

业务范围中有涉及资质认可事项或者执业许可事项的，留存相应的资质认可证明或者执业许可证明。

（二）事业单位变更登记的申请、受理、审查、核准、换证、公告活动中形成的文件材料，主要包括：

1、法定代表人签署的事业单位法人变更登记申请书；

2、《事业单位法人证书》副本复印件；

3、变更名称的，留存审批机关批准文件以及变更后的单位印章的印迹；

    4、变更住所的，留存新住所证明文件；

    5、变更宗旨和业务范围且内容涉及资质认可或者执业许可的，留存相应的资质认可证明或者执业许可证明；

    6、变更法定代表人的，留存事业单位法定代表人登记申请表、现任法定代表人免职文件、拟任法定代表人任职文件和居民身份证复印件或者其他身份证明文件以及拟任法定代表人的签字和印章的印迹；

    7、变更经费来源的，留存经费来源改变的证明文件；

8、变更开办资金的，留存具有法定资格的验资机构出具的验资证明。

（三）事业单位年检工作的自查、填报、审查、做出结论等活动中形成的文件材料，主要包括：

1、法定代表人签署的事业单位法人年度报告书；

    2、上一年度年末的资产负债表；

    3、有关资质认可或者执业许可证明文件（业务范围不涉及资质认可事项或者执业许可事项的除外）；

    4、法定代表人任职文件（原提交的法定代表人任职文件未设定任职期限或者未超过任职期限且未出现依法应当申请法定代表人变更登记情况的除外）；

    5、住所证明（原提交的住所证明未设定有效期限或者未超过有效期限且未出现依法应当申请住所变更登记情况的除外）；

6、登记管理机关需要留存的其他有关材料。

（四）事业单位诚信记录（违规行为记录）文件材料，主要包括：

1、对事业单位违反登记管理规定的行政处罚决定书；

2、送达回证；

3、现场检查笔录；

4、立案审批表；

5、调查笔录；

6、案件讨论记录；

7、通知；

8、结案审查表；

9、向其他有关部门提出的纪律处分建议书；

10、登记管理机关需要留存的其他有关材料。

（五）事业单位法人注销登记（备案）的申请、受理、审查、核准、收缴证书和印章、公告活动中形成的文件材料，主要包括：

1、法定代表人签署的事业单位法人注销登记（备案）申请书；

    2、撤销或者解散的证明文件；

    3、有关机关确认的清算报告；

    4、发布该单位拟申请注销登记公告的凭证；

    5、《事业单位法人证书》正、副本；

6、登记管理机关需要留存的其他有关材料。

第九条   事业单位法人设立登记（备案）、变更登记、年检、注销登记（备案）、诚信记录、监督管理等每一项活动结束后，具体承办的有关人员应将相关材料自办理完毕之日起三个月内移交相关部门。

第十条   档案载体与书写材料应符合耐久性要求和有关技术标准。严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。

第十一条   已经产生电子文件的，应实行纸质文件、电子文件双套制。归档的电子文件必须转换成光盘储存形式，同时储存描述生成电子文件的职能活动、作用、办理过程、办理结果、形成环境等辅助信息。

第三章  档案的整理

第十二条   档案区分登记单位，按登记单位类别分类整理为相对独立的保管单位。

第十三条   档案跨年度按登记证号（类别）顺序排列、编号，盒内文件按件依形成的时间顺序逐件排列、编号。每件文件材料按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，印证性文件在后；汇总性文件在前，基础性文件在后的顺序排列，按件装订。

按件装订好的档案装入盒内，并填写盒封面（见附件1）盒脊（见附件2）。逐盒内置盒内目录（见附件3）和备考表。

第十四条   档案卷（盒）内的设立登记（备案）、变更登记、年检、诚信记录、注销登记（备案）五类应逐件附目录（见附件4至附件7），并以五种不同颜色的纸张标志区别。

第十五条   档案的编目应遵循以下规则：

（一）档号由全宗号、单位号、盒号、类别号、件号等构成。

（二）档案盒内文件材料应逐件编号。

（三）档案盒内以件为单位编制件内文件页（张）号，件内有图文的页面逐页在文件正面的右上角、反面的左上角以阿拉伯数字编写。

（四）每件按文件材料排列顺序和内容填写文件目录。

（五）整理完毕的档案应统一编制案卷目录（见附件8）。

第四章 档案的保管与利用

第十六条   登记档案的保管期限为永久。

第十七条   事业单位登记管理机关应当建立档案利用制度，对借阅档案的权限、程序、时限等要作出明确规定。

第十八条   事业单位登记管理机关应根据有关规定为社会各方面利用档案提供便利条件，发挥档案的利用价值，为经济建设服务。涉及保密内容的，要严格执行国家保密规定。

第十九条   利用档案应遵守档案利用制度，严禁损毁、丢失、涂改、伪造档案。

第二十条   事业单位登记管理机关应利用各种现代化技术，实现档案管理信息化，同时加强信息安全保障工作。

第五章  附 则

第二十一条   本办法由贵州省事业单位登记管理局和贵州省档案局负责解释。

第二十二条   本办法自颁布之日起实施。